Olá reader,
Hoje vamos falar sobre emails! 📩
Recebes muitos emails?
Sentes que é difícil gerir a quantidade de email que recebes?
Passas muito tempo no email com medo de te escapar algo?
Sempre que “zeras” a caixa de entrada, entram não sei quantos emails?
Atualmente, o email é uma ferramenta de comunicação essencial.
Seja no trabalho ou na vida pessoal.
Recebemos menos correio físico, mas muito digital!
(Eu prefiro assim, não me queixo😅)
Se queres gerir melhor o teu email independentemente do caos que está…
…tens mesmo de ler esta newsletter até ao fim.
Vamos abordar estratégias práticas para gerires o email de forma mais eficiente.
💡 Reduzir o Stress
💡 Aumentar a Produtividade
A caixa de entrada de emails é como a lista de tarefas, nunca vai acabar!
Mais vale saber geri-la de forma proativa 😊
Vamos às estratégias!
ℹ️ Desliga as notificações
Quando não o fazemos, somos interrompidos constantemente por notificações de novos e-mails. Desligar as notificações permite-nos focar no trabalho que estamos a realizar.
E acredita, a probabilidade de te esqueceres de ir lá todos os dias é muito reduzida.
ℹ️ Utiliza Labels/Etiquetas
Podes criar labels/etiquetas para organizar melhor os teus emails. Seja por categorias ou por ação. Assim, é mais fácil encontrares a informação que precisas.
Exemplos de labels: “A aguardar resposta”, “Referência Futura”, “Para ler”, “Projeto X”, “Cliente Y”
Em alguns emails que são meramente informativos, poderá ser interessante fazer mesmo diretamente “skip da inbox” como filtro, ou seja, vai logo para a label definida sem passar pela caixa de entrada. Assim, quando quiseres vais lá ver os emails.
ℹ️ Não é necessário manteres a caixa de entrada vazia
É importante lembrar que não é obrigatório manter a caixa de entrada vazia o tempo todo. Isso pode causar mais frustração do que benefícios. Em vez disso, foca-te em tomar uma decisão para cada email que recebes:
Responder logo (quando o email demora 2 minutos ou menos a responder)
Adicionar na lista de tarefas quando é uma ação a executar e demora mais de 2 minutos
Simplesmente lido ou arquivar (se fizer sentido, para uma das labels existentes)
Adiar para ver noutra altura (é possível fazer snooze/suspender o email para aparecer noutro dia ou hora)
Eliminar ou cancelar subscrição
ℹ️ Define quando vais ao email
Calmaaaa, não estou a dizer que precisas de ter horas para ir ao email. Se quiseres também é uma estratégia, mas se não quiseres que seja tão rígido (eu também não faço isso!) experimenta ir apenas entre tarefas e entre reuniões. Evita mesmo é verificar constantemente o email que isso é uma perda de tempo enorme, rouba-te o foco e corta-te o raciocínio.
ℹ️ Escolhe a visão que queres ter do email
É possível personalizar a visão do teu email, pois o “ver tudo” pode dificultar a gestão. Podes escolher, por exemplo, ver primeiro os “não lidos” ou colocar a caixa por secções que podem corresponder às labels… vai às definições explorar o que faz mais sentido para ti! :)
ℹ️ Cria templates
Quando envias frequentemente emails semellhantes, podes gravar como template diretamente no email para perderes menos tempo. No Gmail é uma opção que se ativa nas definições avançadas.
ℹ️ Nunca respondas quando estás zangado
Provavelmente não estavas à espera desta, mas a verdade é que o email quase que pode “durar para sempre”. Se estiveres aborrecido com alguma situação, adia o envio de e-mails, para evitares alguma resposta menos cordial do que seria numa situação normal.
🆘 E agora estás a pensar, parece-me tudo ótimo, mas neste momento tenho mesmo muitos emails para organizar! Como lidar com o backlog atual?
No caso de teres muitos emails para gerir neste momento e seja quase impossível processar em poucas horas, adiciona tudo numa label e define quando vais retirar algum tempo para processar a mesma. Podes, por exemplo, fazê-lo 1 vez por semana até ficar tudo em ordem (coloca lembrete!). Para os emails novos, já não há desculpas!
➡️ Lembra-te, o objetivo não é ter uma caixa de entrada vazia a todo o momento, mas sim manter a tua caixa de entrada organizada e controlada!
Qualquer dúvida que te tenha surgido nesta gestão de email, envia-me mensagem ou email!
Para a semana faço anos e vou ter uma despedida de solteiro! Se fosse a ti acompanhava tudo no Instagram 🙊
Por hoje é isto que tenho para ti. Não te esqueças, nunca vai ser perfeito, mas vai valer a pena! Estou sempre por perto 🫡
Bom feriado! Um feliz dia da liberdade ❤️💚
Carolina João Fernandes
Especialista em Produtividade e Organização Pessoal
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