Olá reader,

Como estás?

Hoje vamos falar de um assunto importante e a verdade é que tu podes ser uma destas duas pessoas:

• A que vai ficar 🤯 com aquilo que te vou passar aqui e vais pensar “mas isto faz todo o sentido!”

• Ou a que até vai pensar “mas eu já sei isto” e no fim, vais aperceber-te que ainda não sabias tudo!

Seja quem fores, continua a ler porque hoje isto promete!

Já alguma vez tiveste aquela sensação de que começas várias tarefas de vários temas/projetos diferentes ao mesmo tempo e depois parece que fica tudo confuso e não estás 100% focado em nada?

É… É sobre isto que vamos falar hoje, como deixar de ter esse problema através do método de timeblocking! 📅

E não te assustes com o nome. Nada mais é do que dividir o teu dia em blocos para que te consigas focar numa área de cada vez, num projeto, num grupo de tarefas semelhantes ou numa tarefa específica e assim, garantir a eficiência e a eficácia na tua produtividade.

Os benefícios deste método:

💡Reduzir a sobrecarga: em vez de estares sempre a olhar para a tua interminável To-do-list, tens o dia estruturado com as tarefas a realizar a cada momento.

💡Mais foco: quer nas prioridades, quer na ação em si. Isto resulta numa melhoria da qualidade da execução e num aumento da frequência com que terminas aquilo que começas.

💡Menos procrastinação: quando sabes exatamente o que deves fazer e quando, vais reduzir a tendência de adiar.

💡Mais realista: dividir o tempo em blocos é mais realista porque também tem em consideração o tempo estimado de cada ação.

A clareza desta estrutura por blocos reduz a ansiedade associada a listas de tarefas longas e sem fim.

Como funciona na prática? Os 5 passos:

🔃 Identificar os blocos de tempo recorrentes

Antes de adicionares tarefas que tens de executar nessa semana, é importante que já exista no teu calendário uma estrutura base dos teus compromissos e afazeres fixos e também as tuas prioridades.

Assim, ao organizar a tua semana, já sabes que aquelas horas estão reservadas para esta tua rotina inegociável.

Exemplo: área pessoal (tarefas domésticas, treino, rotina da manhã, tempo para leitura, preparação casamento…); área profissional (reunião semanal do cliente X, preparar relatórios, escrever artigos, tempo para formações…).

☑️ Identificar as tarefas da respetiva semana

É o momento de definires as tarefas que queres executar nos blocos de tempo já existentes e criares novos blocos de tempo esporádicos para executares ações específicas e evitares que te marquem reuniões nesse período ou que te distraias com outras atividades menos relevantes.

Exemplo: área pessoal (organizar um armário no sábado de manhã); área profissional (preparar uma apresentação importante).

⌛ Decidir o tempo para cada bloco

Para além de identificar os blocos, vais ter de decidir a duração de cada um - 30 minutos? 1h? 2h? - em alguns casos pode ser mais difícil estimar, mas é importante decidir e depois ajustar com a experiência.

🌈 Adicionar cores diferentes para ser mais fácil de identificar

Pode parecer um detalhe, mas faz muita diferença para conseguires fazer uma leitura rápida do calendário e tornar a agenda mais apelativa e intuitiva.

Exemplos: reuniões do trabalho a azul, trabalhos de rotina do trabalho a verde, rotinas pessoais a laranja, compromissos pessoais a vermelho.

🔧 Cumprir o plano sempre que possível, mas não te esqueças que ele é dinâmico!

Mas e se acontecer algum imprevisto e não conseguir fazer o que tenho para fazer nesse tempo que estipulei?

Imprevistos acontecem, obviamente! Basta realocares esse tempo ou tarefas para outro dia que te seja possível - lembra-te que a perfeição não é o objetivo. E sim fazer o que é preciso e o que mais gostas para te sentires mais satisfeito(a)!

A estratégia de timeblocking pode ser utilizada digitalmente, como neste exemplo:

Exemplo da Carly Victoria

Como também pode ser utilizada em papel, nomeadamente num bullet journal:

Exemplo da Alex | Journal Corner

E eu sei, eu sei… Podes estar a pensar “mas isto vai demorar imenso tempo”!

Mas quero dizer-te que estás enganado(a). A primeira vez que montares a estrutura base pode, de facto, demorar algum tempo. Depois disso, vais ganhar muito tempo durante a semana, porque não vais “perder tempo” a decidir o que fazer.

(E isso sim, acredita que gasta muita da tua energia!)

E a novidade da semana que tanto gosto de partilhar contigo…

Quero confessar-te que ando a preparar uma grande novidade… Sim, já sei. É mesmo chato quando dizem isso mas é mesmo verdade! Os próximos 2 meses serão intensos de conteúdos sobre produtividade, organização, desafios que sei que passas… Estou a preparar algo especial para ti e o formulário que preencheste há uns tempos está a ser muito útil… vou revelar em Setembro. Já não dá para adiar mais! 👀

Por fim, como combinado na semana passada, já está disponível o novo episódio do podcast, desta vez com o especialista de marketing digital e empresário Roberto Cortez! Temos lá uma sondagem polémica para ti e queremos saber a tua opinião. Escreve nos comentários na plataforma onde ouvires: diz-nos se és homem ou mulher e se és mais produtivo(a) de manhã ou à tarde/noite.

🌎🎙️Podcast Produtividade Imperfeita: Spotify, Youtube, Apple Podcasts

Por hoje é isto que tenho para ti. Não te esqueças, nunca vai ser perfeito, mas vai valer a pena! Estou sempre por perto 🫡

Carolina João Fernandes

Especialista em Produtividade e Organização Pessoal

Onde podes encontrar mais conteúdo meu:

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