A tua lista de tarefas parece não ter fim?
Para ser sincera, acho que ela nunca vai ter.
E está tudo bem com isso.
É sinal que há coisas a acontecer na tua vida e no teu trabalho!
Na maior parte das vezes, não se sabe é por onde começar, nem o que é mais importante.
Há-que aprender a priorizar tarefas para conseguires fazer aquilo que é preciso com menos stress e com mais satisfação no final de cada dia!
Priorizar tarefas é o processo de determinar a ordem de importância ou urgência das tarefas que temos na nossa lista, a famosa to-do list.
Hoje vou falar-te de 5 métodos de priorização de tarefas e a tua tarefa nos próximos 2 minutos deve ser escolher um deles para usares, aquele que mais se adequa à tua personalidade e contexto:
Método Eat the Frog 🐸
Este método sugere que se realize a tarefa mais desafiante, difícil ou menos agradável (o “sapo”) logo no início do dia. Assim, depois de enfrentares o desafio principal, vais ficar mais satisfeito, descansado e motivado para lidar com as restantes tarefas ao longo do dia.
Método MosCoW 🔍
Este método tem por base quatro categorias principais de priorização, representadas pelas letras maiúsculas:
Must: tem de se fazer
Should: deve ser feito
Could: podia ser feito
Won’t/Wish: não farei pelo menos agora; tarefa a fazer um dia
É comum utilizar-se uma espécie de quadro kanban com 4 colunas para visualmente ser mais fácil de fazer a distinção entre as categorias.
Método ABCDE 🔢
Este método consiste em atribuir uma letra a cada tarefa, sendo que cada uma representa uma determinada prioridade:
A: Tarefas importantes e urgentes
B: Tarefas que devem ser realizadas
C: Tarefas que podiam ser feitas (era interessante se acontecesse)
D: Tarefas que podem ser delegadas
E: Tarefas que podem ser eliminadas
É possível adaptar este método e simplificá-lo, usando apenas o ABC ou em vez de letras, utilizar números, por exemplo, 123.
Método 1-3-5 🪜
Este método consiste em definir para cada dia uma tarefa grande (1), três tarefas médias (3) e cinco tarefas pequenas (5), para garantir que o foco está nestas tarefas mais relevantes e não na restante lista que está em espera. É bastante útil para quem tem tendência a distrair-se facilmente.
Matriz de Eisenhower 🖊️
Esta matriz, criada por Dwight Eisenhower está dividida em quatro quadrantes com base na importância e na urgência de cada tarefa:
Quadrante 1: Quando a tarefa é importante e urgente, fazer agora!
Quadrante 2: Quando a tarefa é importante, mas não urgente, agendar!
Quadrante 3: Quando a tarefa é urgente, mas não importante, delegar se possível!
Quadrante 4: Quando a tarefa não é importante nem urgente, eliminar (ou delegar)!
Este método é muito útil quando se está em sobrecarga e com pouco tempo, pois facilmente consegue-se começar a tomar decisões.
Adorava saber qual é a tua escolha, respondes a este email ou envias-me mensagem no Instagram ou Linkedin? 👈
O ideal é que assim que adicionas algo à tua lista de tarefas, penses na sua importância e usar de imediato o método que utilizas.
De qualquer forma, quando estás a fazer o planeamento da semana, deves fazer ou rever a priorização e, a cada início de dia, olhar para a lista e ter bem em mente quais as prioridades para conseguir gerir melhor o tempo e a energia ao longo do dia.
Lembra-te que a produtividade não é sobre fazer mais, é sobre fazer as ações que importam no momento certo!
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Hoje às 21h no Instagram vou estar em live com a Andreia Rocha para falar sobre o tema “Sou mãe. Como ter tempo para tudo?!” 👀
Junta-te a mim e à Andreia para discutirmos estratégias e ferramentas de gestão de tempo depois de se ter filhos. Esta conversa será útil tanto para pais como para aqueles que desejam ser no futuro! ❤️🔥
A Andreia é CEO da MKTalent e Business Coach, dedicada a ajudar empresárias a obter mais lucro e liberdade nos seus negócios. Formada em Engenharia Química, especialista em Gestão e com um MBA pela Porto Business School, tem mais de 10 anos de experiência. Agora, como mãe de dois filhos, estamos ansiosos por descobrir como ela concilia com sucesso os papéis de mulher, mãe e empresária! 🚀
Por fim, queria agradecer-vos pelo incrível feedback do último episódio do Podcast Produtividade Imperfeita com a Rita Piçarra! O objetivo era mesmo fugir das perguntas que normalmente lhe fazem e sim explorar o COMO, como no dia-a-dia se faz para atingir objetivos 💡
Por hoje é isto que tenho para ti. Não te esqueças, nunca vai ser perfeito, mas vai valer a pena! Estou sempre por perto 🫡
Carolina João Fernandes
Especialista em Produtividade e Organização Pessoal
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