As tuas férias terminaram? Correram bem?
Ou ainda não foste e estás ansioso(a)? 😍
O regresso à rotina muitas vezes é desafiante e está associado a uma sobrecarga… Provavelmente assim que chegaste a primeira coisa que fizeste foi abrir a tua caixa de entrada de emails e… PUFF, tanta coisa para ler e organizar!
Quase que nos faz pensar “estava bem era de férias!”, estou certa?
No entanto, sabemos que precisamos de parar e organizar tudo para que o trabalho volte a ser feito de forma eficaz e para que não te sintas já a 1000 mesmo voltando do teu período de descanso.
Por este motivo, hoje quero partilhar contigo 5 passos para gerires a tua caixa de entrada de forma mais eficiente durante este período e ajudar-te a reduzir a ansiedade antes e depois das férias! 📩
Planeia com antecedência, antes das férias
Antes do teu último dia, aproveita pequenos blocos de tempo para organizares a tua caixa de entrada:
Elimina emails desnecessários, arquiva importantes e deixa apenas os essenciais para responder após voltares. Assim, todo o “lixo” acumulado ao longo dos meses, já está tratado.
Ativa uma mensagem automática a informar sobre a tua ausência e o teu retorno, assim, quem precisar de falar contigo, saberá facilmente quando o poderá fazer sem enviar uma lista de emails que só te vão sobrecarregar.
Prioriza os emails no regresso
Antes de começares a responder efetivamente aos emails, prioriza organizá-los da seguinte forma e assim saberes o mais importante:
Quem enviou: começa por identificar os emails de clientes importantes, superiores hierárquicos e projetos urgentes.
Qual é o assunto: agrupa os emails por assuntos ou projetos para uma abordagem mais sistemática.
Dá uso às etiquetas: organiza os emails por categorias, como por exemplo, “Urgente”, “Para Acompanhar” ou “Ação Futura” e assim facilitar a priorização e o acompanhamento.
Estratégias de resposta eficiente
Não tentes responder a tudo de uma vez - isso só fará com que fiques sobrecarregado(a) ao fim de poucos emails. Opta por dividir por blocos de tempo por exemplo, consoante as prioridades.
Deves também apostar em respostas mais diretas e objetivas, poupando-te tempo de textos longos. Por último, mas um dos mais importantes: delega tarefas - se o email requer ações que não podem ser realizadas por ti ou no momento, encaminha para alguém que possa seguir o fluxo de trabalho.
Estabelece limites
É super importante ter limites saudáveis no trabalho e isso incide também sobre a gestão da caixa de entrada:
Define horários: estabelece horários específicos para verificar e responder aos emails, para evitar a tentação de estar sempre disponível.
Notificações: gere proativamente as notificações do email no computador e no telemóvel. No caso do email, por norma, mantê-las desligadas pode ser o mais indicado para quem quer ganhar mais foco e melhorar o equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Dificilmente te vais esquecer de ir lá!
Garante limpeza e organização contínuas
Se ganhares o hábito de manter a caixa de entrada organizada, pouparás tempo quando regressares de férias:
Utilização de etiquetas: mantém uma estrutura de pastas ou marcadores.
Limpeza regular: reserva alguns minutos no final de cada dia ou semana para limpar a caixa de entrada, arquivar emails finalizados e eliminar os irrelevantes.
Emails repetitivos: se recebes emails frequentes de newsletters ou notificações, analisa se faz sentido para ti manter ou não.
Desta forma, o teu regresso nunca será tão exaustivo e sim mais tranquilo e produtivo (o que também, vai ajudar o humor quando voltares para casa ao fim do dia, não é?) 😊
Para finalizar…
Quero partilhar contigo que nos últimos dois dias, estive num evento para ajudar a evoluir o meu negócio. Partilho isto contigo porque muitas coisas boas estão para breve e o objetivo é evoluir para te impactar a ti também. E agora pergunto-te: quando foi a última vez que pensaste sobre como te sentes e onde queres chegar? No trabalho e na vida 💡
Por hoje é isto que tenho para ti. Não te esqueças, nunca vai ser perfeito, mas vai valer a pena! Estou sempre por perto 🫡
Carolina João Fernandes
Especialista em Produtividade e Organização Pessoal
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