Olá, já ouviste falar em reunite?
E não… não estou a falar de sinusite ou rinite… isto é outra história e com certeza que não sou eu que te posso ajudar com isso 😇
Mas sim a síndrome que muitas pessoas possuem (e podem nem saber!):
REUNITE - a síndrome das reuniões a mais ou desnecessárias
Quando dás por ti, tens a agenda preenchida por reuniões presenciais ou online que não terminam a horas e muitas vezes nem dão em nada.
Adivinhei?
Been there, done that. Não é nada agradável.
E o pior desta síndrome é a facilidade com que ela pode estragar completamente o nosso planeamento e a nossa agenda.
Hoje quero dar-te 3 formas de melhorares esta situação e tornares a tua agenda mais leve:
1️⃣ Escolha estratégica de horários para reuniões
Ao marcares reuniões perto da hora de almoço, no início da tarde ou ao final do dia, reduzes a probabilidade de elas se prolongarem, uma vez que estes horários são geralmente menos propensos a desvios. Isto permite que tenhas blocos de tempo maiores e ininterruptos para trabalho focado.
Se fores tu a marcar a reunião, terás mais controlo sobre o horário, mas mesmo que não sejas, podes sempre sugerir uma alteração que se alinhe melhor com a tua agenda (sê proativo(a)!).
2️⃣ Certifica-te de que a reunião não podia ser um email
Questiona a real necessidade de cada reunião. Muitas vezes, uma simples troca de e-mails ou mensagens pode resolver um assunto sem a necessidade de reunir. No fundo, são reuniões assíncronas, onde os pontos necessários são resolvidos, mas sem a necessidade de interação em tempo real.
Além disso, avalia se a tua presença é realmente indispensável. Se não for, podes delegar a tua participação a alguém ou pedir um resumo das principais decisões e próximos passos.
3️⃣ Usa blocos de tempo no calendário para as tuas tarefas e responsabilidades
Reservar blocos de tempo no teu calendário impede que outras pessoas marquem reuniões em determinados horários. Isto assegura que tens tempo dedicado para as tuas tarefas importantes, sem interrupções.
A quantidade de blocos de tempo que deves reservar depende da tua função. Se o teu trabalho for mais operacional, faz sentido teres mais destes blocos. Por outro lado, funções mais comerciais ou que dependem de interações frequentes podem requerer mais reuniões e, portanto, menos tempo bloqueado.
Ainda este mês, no Clube Produtividade Imperfeita π, vais ter acesso a uma aula exclusiva sobre "Os 10 Mandamentos das Reuniões de Sucesso" – não podes perder! 🙊
🥳 Para terminar…
Na semana passada tivemos o encerramento da condição especial de lançamento do Clube Produtividade Imperfeita e já tivemos a nossa sessão de boas-vindas e foi verdadeiramente incrível! O grupo tem um potencial enorme, boa energia e muita muita vontade — e era exatamente isso que eu queria para dar o pontapé de saída!
Se estás a ler isto e não sabes do que estou a falar ou não te inscreveste, quero que saibas que ainda vais a tempo. As inscrições do Clube estão ainda abertas:
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Por hoje é isto que tenho para ti. Não te esqueças, nunca vai ser perfeito, mas vai valer a pena! Estou sempre por perto 🫡
Estou sempre por perto 🫡
Carolina João Fernandes | Mentora de Produtividade e Organização
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