Olá,
Já paraste para pensar que uma reunião de 1 hora com 4 pessoas não custa só 1 hora?
Na verdade, custa 4 horas de trabalho.
Agora imagina uma reunião com 50 pessoas de 1 hora. Estamos a falar de 50 horas!
Se vale a pena?
Depende, pode fazer sentido, mas só se for necessária e bem organizada. Caso contrário, pode ter um impacto negativo nos resultados.
(não, nem todos os motivos são bons para se marcar uma reunião!)
E os atrasos que acontecem nas reuniões? Tenho alunos que chegam até mim a dizer que no local onde trabalham há recorrentemente atrasos de mais de 15 minutos. 😮
Sabias que 10 minutos de atraso numa reunião com 6 pessoas já representam 1 hora de trabalho desperdiçada?
Acredito que já consideravas este tema importante, mas ver os números desta forma impressionam!
Eles mostram como é urgente repensarmos a forma como as reuniões são conduzidas.
É curioso porque estava planeado falar sobre reuniões produtivas hoje, mas não resisti em adicionar esta introdução sobre o custo das reuniões depois de uma publicação que vi precisamente hoje no LinkedIn!
Vamos a isto!
Hoje quero partilhar contigo 6 estratégias práticas para reuniões mais produtivas:
1️⃣ Escolhe estrategicamente os momentos para as reuniões
Escolhe momentos menos disruptivos, como início da tarde, durante o almoço ou ao final do dia. Assim, evitas quebras na produtividade.
2️⃣ Tem de existir uma agenda partilhada clara e realista
Uma agenda partilhada com antecedência evita desvios e permite que todos se preparem.
3️⃣ Convida apenas quem realmente precisa de estar
Não é falta de educação, é respeito pelo tempo de todos. Se a pessoa não é fundamental para a decisão ou ação, esse tempo pode ser mais útil noutras tarefas importantes e lucrativas.
4️⃣ Respeita os horários
Começa e termina a horas - estes atrasos custam dinheiro como já vimos no início! Se for preciso mais tempo de reunião, falem sobre isso quando o tempo estiver a chegar ao fim - se é possível extender a reunião ou não.
(não finjam demência como eu costumo dizer 😂)
5️⃣ Elimina as distrações
Se estás numa reunião, não é normal nem produtivo estares a responder a emails ou a terminar um relatório. Estudos já comprovaram que tentar realizar duas tarefas ao mesmo tempo desta forma reduz a eficácia de ambas. É essencial minimizar as distrações durante a reunião - ativar o modo "não incomodar" nos dispositivos e evitar usar o computador a menos que seja estritamente necessário para a reunião.
(eu sei que nem toda a gente faz isto e pode ser frustrante no início, mas começa a dar o exemplo e a fomentar aos poucos pequenas mudanças, vais ver resultados tal como eu vi!)
6️⃣ Avalia sempre se a reunião é necessária
Muitos temas podem ser resolvidos com um email ou uma conversa rápida. Não é porque alguém marcou ou porque “sempre foi assim” que se tem de manter esse registo.
💡 Bónus: Partilho contigo um esquema da Elizabeth Grace Saunders que ajuda a decidir se uma reunião é mesmo necessária:
Estas estratégias são só o início!
Agora, uma coisa é certa, se implementares estes 6 pontos já vais sentir uma grande diferença.
, no Clube Produtividade Imperfeita, aprofundamos estas e outras estratégias para transformar as tuas reuniões numa ferramenta realmente eficaz. Além disso, criámos um exercício prático de auditoria de reuniões para reveres e otimizares as reuniões do teu dia a dia.
Por fim, a novidade da semana é que já está disponível num novo episódio do Podcast Produtividade Imperfeita, desta vez com a Rita Amaral, Product Manager no Doutor Finanças - falámos sobre como a sua experiência na área comercial e o gosto pela escrita lhe trouxeram tantas aprendizagens sobre produtividade - curioso(a)?
Podes ouvir agora no Spotify, Youtube e Apple Podcasts. Conta-me o que gostaste mais!🎙️
Por hoje é isto que tenho para ti. E não te esqueças, nunca vai ser perfeito, mas vai valer a pena! Estou sempre por perto 🫡
Carolina João Fernandes | Mentora de Produtividade e Organização
Onde podes encontrar mais conteúdo meu:
Queres ter um 2025 incrível? Inscreve-te no Workshop Planeamento Imperfeito do Ano aqui.
Tu podes ter tempo para tudo o que importa, se organizares a tua vida, casa e trabalho de forma imperfeita! Sabe como no Clube Produtividade Imperfeita.
Para mais informações sobre os meus serviços de Produtividade em Empresas, fala comigo.
O meu Podcast “Produtividade Imperfeita” sempre disponível para ti: Spotify, Youtube e Apple Podcasts.
Acompanha o meu Instagram, Linkedin e Website onde partilho muito conteúdo sobre produtividade e organização.